Számlázás
A Számlázás modul biztosítja a rendszerben kiállított számlák teljes körű kezelését. Itt érhetők el a már létrehozott bizonylatok, valamint innen indítható új számla kiállítása is.
A lista nézetben minden számla áttekinthető formában jelenik meg. A táblázat tartalmazza többek között a számla sorszámát, a teljesítés dátumát, az ügyfél nevét, a bruttó értéket, valamint a NAV státuszt. A jobb oldalon elérhető műveletek segítségével gyorsan elvégezhetők a leggyakoribb feladatok, például másolás, sztornózás, PDF letöltés vagy nyomtatás.
A felső szűrőpanel segítségével a számlák különböző feltételek szerint kereshetők vissza. Szűrhető például ügyfél név, sorszám, fizetési mód, státusz vagy dátum intervallum alapján, így nagy mennyiségű adat esetén is gyorsan megtalálható a keresett bizonylat.
Műveletek és tömeges kezelés
A „Műveletek” menüben további lehetőségek érhetők el, amelyek elsősorban tömeges feldolgozásra szolgálnak. Innen indítható például számlák exportálása, vagy a kijelölt számlák együttes letöltése, nyomtatása, illetve e-mailben történő kiküldése.
Ez a funkció jelentősen megkönnyíti az adminisztrációt, különösen nagyobb mennyiségű számla kezelése esetén.
Új számla kiállítása
Új számla létrehozása a „Létrehozás” gombbal indítható. A folyamat több lépésből áll, amely végigvezeti a felhasználót a szükséges adatok megadásán.
Partner adatok
A számla kiállítása a partner kiválasztásával kezdődik. A rendszer lehetőséget biztosít meglévő partnerek keresésére név vagy adószám alapján.
Amennyiben a partner még nem szerepel a rendszerben, manuálisan is rögzíthető. Megadható, hogy cégről vagy magánszemélyről van szó, valamint rögzíthetők az alapadatok, például név, e-mail cím és adószám.
A számlázási cím külön kezelhető, amely egy felugró ablakban adható meg részletesen.
Pénzügyi adatok
Ebben a lépésben állíthatók be a számla általános és pénzügyi paraméterei. Ilyen például a számlatömb kiválasztása, a kiállítás dátuma, a teljesítés dátuma, valamint a fizetési határidő.
Megadható a fizetési mód is (például készpénz vagy átutalás), valamint a számla pénzneme.
Tételek hozzáadása
A számlához tartozó tételek ebben a lépésben rögzíthetők. A cikkek kiválaszthatók a cikktörzsből, így a rendszer automatikusan kitölti az alapadatokat, például az egységárat és az ÁFA kulcsot.
Megadható a mennyiség, az ár típusa (nettó vagy bruttó), valamint egyedi megjegyzés is fűzhető a tételhez.
Összegzés és véglegesítés
Az utolsó lépésben a rendszer összegzi a számla adatait. Itt ellenőrizhető minden korábban megadott információ, beleértve a partner adatokat, tételeket és pénzügyi adatokat.
A véglegesítés után a számla létrejön, és szükség esetén azonnal letölthető vagy megnyitható.
Számla részletei
A létrehozott számlák részletes nézete további műveleteket tesz lehetővé. Innen indítható a nyomtatás, előnézet, PDF letöltés vagy e-mailben történő kiküldés.
A rendszer jelzi a NAV státuszt, valamint megjeleníti a számla teljes tartalmát strukturált formában.
Befizetések kezelése
A számlákhoz befizetések is rögzíthetők, amelyek segítségével nyomon követhető a kiegyenlítés állapota. Megadható a fizetési mód, az összeg, valamint a könyvelési dátum.
Ez a funkció különösen hasznos átutalásos számlák esetén.
Számla üzlethez rendelése
Lehetőség van a számlák üzletekhez történő hozzárendelésére is. Ez akkor hasznos, ha a vállalkozás több telephellyel vagy üzlettel rendelkezik, és szükséges a forgalom külön kezelése.
Számla módosítása
A már kiállított számlák bizonyos adatai módosíthatók a rendszerben, amennyiben a jogszabályi környezet ezt lehetővé teszi. A módosítási folyamat felépítése megegyezik az új számla létrehozásának lépéseivel, így a felhasználó egy ismerős, lépésről lépésre vezetett felületen dolgozhat.
A módosítás a számla részleteinél érhető el, ahol a „Módosítás” művelet kiválasztásával indítható el.
Partner adatok módosítása
Módosító számla létrehozása esetén nincs lehetőséges a partner módosítására. Abban az esetben, ha a partner adatokban hibák lennének, akkor a jelen számlát sztornózni kell, a partner adatait módosítani kell a Partnerek oldalon, majd létrehozni egy új számlát.
Pénzügyi adatok módosítása
Ebben a lépésben a számla pénzügyi paraméterei módosíthatók. Ide tartozik például a fizetési mód, a teljesítés dátuma, a kiállítás dátuma, valamint a fizetési határidő.
Fontos, hogy bizonyos mezők – például a számlatömb vagy egyes dátumok – a rendszer beállításaitól és a számla állapotától függően korlátozottan módosíthatók.
Tételek módosítása
A számla tételei szintén szerkeszthetők ebben a lépésben. Lehetőség van:
- meglévő tételek mennyiségének módosítására,
- egységár változtatására,
- új tételek hozzáadására,
- illetve tételek eltávolítására.
A cikkek kiválasztása továbbra is a cikktörzsből történik, így az árak és ÁFA kulcsok automatikusan kitöltésre kerülnek.
Véglegesítés
A módosítási folyamat végén a rendszer ismét összegzi a számla adatait. A változtatások ellenőrzése után a módosított számla menthető.
A mentést követően a számla frissített adatokkal kerül tárolásra, és azonnal elérhető a lista nézetben, valamint a részletek oldalon.
Fontos megjegyzések
A számlák módosítása mindig körültekintést igényel. Egyes esetekben – például ha a számla már beküldésre került a NAV felé – a módosítás helyett sztornózó vagy helyesbítő számla kiállítása szükséges.
A rendszer ennek megfelelően korlátozhatja az egyes mezők szerkeszthetőségét, biztosítva a jogszabályoknak való megfelelést.
Számla sztornózása
A számlák sztornózása akkor szükséges, ha egy már kiállított számlát teljes egészében érvényteleníteni kell. A művelet a számlalistából indítható, ahol a kiválasztott számlához tartozó műveletek közül a „Sztornózás” opció érhető el.
A rendszer egy megerősítő ablakot jelenít meg, ahol két lehetőség közül választhatunk:
- Sztornó kiállítása – azonnali sztornózás
- Sztornó szerkesztése – módosításokkal indított sztornó
Sztornó számla létrehozása
A sztornózás folyamata hasonló a számlamódosításhoz: a rendszer egy lépésenkénti felületen vezeti végig a felhasználót. A partner- és pénzügyi adatok automatikusan átvételre kerülnek az eredeti számlából.
A tételek azonban negatív előjellel jelennek meg, jelezve, hogy a sztornó számla az eredeti számla ellenkező hatását könyveli.
Összegzés és ellenőrzés
A folyamat végén az összegző oldalon ellenőrizhetők az adatok. Itt jól látható, hogy:
- a mennyiségek negatívak,
- az összegek mínusz előjellel szerepelnek,
- az ÁFA értékek is ennek megfelelően kerülnek számításra.
Ez biztosítja, hogy a sztornó számla teljes mértékben kiegyenlítse az eredeti számla hatását.
Sztornó számla megtekintése
A sztornó számla mentése után az új bizonylat külön sorszámon jön létre, és megtekinthető ugyanúgy, mint bármely más számla. A dokumentumon egyértelműen jelölve van, hogy sztornó számláról van szó, és az összegek negatív előjellel jelennek meg.
Gyakran Ismételt Kérdések
Kérdés: Hol tudom beállítani a NAV adataim?
Válasz: A vállalkozáshoz tartozó NAV adatokat a Cég szerkesztésénél, a NAV adatok szekcióban kell megadni. Érdemes a hozzáadás után rányomni a NAV kapcsolat tesztelése gombra, így ellenőrizni lehet, hogy a megadott adatokat valóban helyesnek találja-e a NAV.
Kérdés: "A kiállítani kívánt számla a jogszabály szerint adatszolgáltatás köteles. Kérlek add meg a NAV technikai felhasználód adatait a beállításokban, hogy az adatszolgáltatási kötelezettségnek eleget tudj tenni!" üzenet fogad. Mi a teendő?
Válasz: A vállalkozáshoz tartozó NAV adatokat a Cég szerkesztésénél, a NAV adatok szekcióban kell megadni. Érdemes a hozzáadás után rányomni a NAV kapcsolat tesztelése gombra, így ellenőrizni lehet, hogy a megadott adatokat valóban helyesnek találja-e a NAV.